Tarea 5
Una reunión de trabajo puede hacerse larga, tediosa y aburrida, así es como las describen algunos expertos, estas reuniones se hacen con el fin de concretar la solución de algún problema, para discutir ideas o para dar alguna información sin embargo en ocaciones termina siendo una perdida de tiempo.
Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron
hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.Esto ocurre, según los expertos, porque la mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir las actitudes que molestan de los compañeros o los grandes éxitos del jefe.
A continuación les mencionares unos pasos para que puedan emplearlos y mejorar su forma de presentación en una reunión:
1. PLANIFICAR EL ENCUENTRO E INFORME AL EQUIPO.
El primer paso consiste en si va ha elaborar una reunión de trabajo, debe de informarse con anterioridad la realización de esta y que temas se platicaran; y las personas que se muestren interesadas en el tema que se impartirá y a estas mandarles por lo individual a través de un e-mail o personalmente. El peor que puede suceder es que asistan personas que los temas no sean de su interés.
2.EXIJA LA PUNTUALIDAD DE SUS ASISTENTES.
El segundo paso como su nombre lo dice consiste en no hostigar a las personas que dijeron que iban a asistir, pero si hacer mucho énfasis en que su asistencia sea puntual ya que solo de esa manera la reunión no se expandirá mas de tiempo. (los expertos nos comentaron que una reunión para que no sea extensa y tediosa es necesario hacerla no mas de 40 mn y en los horarios mas flexibles son a partir de las 9:00 am cuando el día comienza o a las 3:00 pm en el almuerzo).
3. ELABORAR UNA AGENDA DE LOS CONTENIDOS A TRATAR.
Si los asistentes saben los temas de los que se hablara es importante seguir con esos mismos temas ya que los invitados podrían traer ideas que aportar.
4. ACOTE LOS TEMAS SEGÚN LO AGENDADO.
Acotar los temas es lo mas importante ya que surge la aportación de ideas y producen una desviación en los temas y esto provoca que dure mas la reunión y en ves de volverse dinámica, amplia y productiva, se vuelve aburrida. Así que evitar los desvíos de temas es importante.
5. MANEJE LA REUNIÓN CON CUOTAS DE HUMOR.
Esto que quiere decir que es importante también el que la reunión no se vuelva aburrida hay que hacerla divertida que el oyente no se aburra pero también nosotros como expositores debemos de estar pendientes de como se encuentran (aburridos, serio, cansados, tediosos, etc.) y saber cuando es el momento justo de despertar el interés o atraer la atención nuevamente con un chiste o una frase o una pregunta como se dice comúnmente el " es romper el hielo."
6. EVITE MONÓLOGOS.
Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro.
7. PREVENGA LA FORMACIÓN DE BANDOS ENTRE LOS ASISTENTES.
Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión. Un encuentro de este tipo será exitoso en la medida en que el moderador demuestre liderazgo, interés, seguridad y sobretodo capacidad de organizar, convocar y ganarse la atención de los asistentes.
3. ELABORAR UNA AGENDA DE LOS CONTENIDOS A TRATAR.
Si los asistentes saben los temas de los que se hablara es importante seguir con esos mismos temas ya que los invitados podrían traer ideas que aportar.
4. ACOTE LOS TEMAS SEGÚN LO AGENDADO.
Acotar los temas es lo mas importante ya que surge la aportación de ideas y producen una desviación en los temas y esto provoca que dure mas la reunión y en ves de volverse dinámica, amplia y productiva, se vuelve aburrida. Así que evitar los desvíos de temas es importante.
5. MANEJE LA REUNIÓN CON CUOTAS DE HUMOR.
Esto que quiere decir que es importante también el que la reunión no se vuelva aburrida hay que hacerla divertida que el oyente no se aburra pero también nosotros como expositores debemos de estar pendientes de como se encuentran (aburridos, serio, cansados, tediosos, etc.) y saber cuando es el momento justo de despertar el interés o atraer la atención nuevamente con un chiste o una frase o una pregunta como se dice comúnmente el " es romper el hielo."
6. EVITE MONÓLOGOS.
Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro.
7. PREVENGA LA FORMACIÓN DE BANDOS ENTRE LOS ASISTENTES.
Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión. Un encuentro de este tipo será exitoso en la medida en que el moderador demuestre liderazgo, interés, seguridad y sobretodo capacidad de organizar, convocar y ganarse la atención de los asistentes.
8. TOME NOTAS DE LOS TEMAS TRATADOS EN LA REUNIÓN.
Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el expositor tome nota, demuestra además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena.
FUENTES DE INFORMACIÓN.
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